Típicamente, esto se realiza a través de una reunión en la que participan todos los agentes implicados y en la que se identifican los problemas que obstaculizan la atención óptima de estos pacientes y se priorizan en función de su importancia y de la dificultad de solucionarlo en ese entorno. Un problema muy importante y muy fácil de solucionar obtendría prioridad máxima mientras que problemas poco importantes y difíciles de solucionar aparecerían en las últimas posiciones en la lista priorizada.

Preparación y convocatoria de la reunión inicial
Las personas concretas dependen de cada entorno (hospital o área), pero puede servir de orientación pensar en incluir representantes de las siguientes áreas:

• Cardiología (líder del proyecto)
• Cardiología hospitalización
• Cardiología, imagen (ECO)
• Cardiología, hemodinámica
• Cardiología, electrofisiología
• Responsable de insuficiencia cardíaca (donde exista)
• Medicina interna
• Servicio de urgencias
• Hospitalización a domicilio
• Enfermería hospitalaria (cardiología u otra)
• Equipo directivo del hospital
• Equipo directivo de atención primaria
• Médicos de atención primaria
• Enfermería en atención primaria

Esta lista es sólo orientativa. No es necesario incluir representantes de todas las áreas y, en ocasiones, puede ser recomendable incluir varias personas de una sola área. El objetivo es que todos los agentes necesarios para propiciar cambios estén presentes y participen del proceso desde el principio.

La reunión de trabajo, intensiva y con una duración variable de 5-8 horas, va precedida de una preparación y convocatoria en la que se describe el objetivo de la misma [Modelo de carta de invitación reunión inicial local] y una agenda de la reunión [Modelo de agenda de reunión inicial local]. Aunque la carta de convocatoria y la agenda se ofrecen con la imagen de Optic, se puede adaptar al centro local (papel y/o logo del hospital, por ejemplo) si se prefiere. La preparación de la reunión incluye también identificar con precisión el objetivo de la reunión y producto a conseguir con ésta. Tanto para la preparación como para el desarrollo de la reunión inicial y la elaboración del informe con las conclusiones de la misma se ha contado con un equipo consultor experto en metodología cualitativa y manejo de grupos pequeños.

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