Las actividades del grupo se concretan en varios pasos sucesivos:

1. Identificación por un líder local de la necesidad de mejorar la atención al paciente con insuficiencia cardíaca
2. Identificación de problemas a nivel local
3. Puesta en común de problemas con otros centros participantes
4. Identificación de áreas de mejora comunes
5. Designación de responsables de áreas de mejora y elaboración de propuestas

Este es el primer paso en cualquier centro. Parte de la idea simple de que el servicio de cardiología es responsable en el área a la que atiende de que los pacientes con insuficiencia cardíaca, como enfermedad cardiológica que es, reciban la mejor atención posible. Esta atención, con frecuencia, trasciende de las posibilidades y capacidades del propio servicio de cardiología, pero éste no debe hacer omisión de su responsabilidad y debe liderar la puesta en marcha y facilitar los cambios que se dirijan a ese fin.

El líder local, cardiólogo, debe cumplir unas características mínimas para iniciar este proceso que posibilite los cambios que pudieran ser necesarios:

• Interés por el problema
• Reflexión acerca de todos los agentes clave en el proceso de atención a la insuficiencia cardíaca
• Capacidad de convocatoria y liderazgo para unir alrededor de una mesa a todos los agentes clave identificados.
• Influencia a diferentes niveles en su entorno para facilitar los cambios.

Típicamente, esto se realiza a través de una reunión en la que participan todos los agentes implicados y en la que se identifican los problemas que obstaculizan la atención óptima de estos pacientes y se priorizan en función de su importancia y de la dificultad de solucionarlo en ese entorno. Un problema muy importante y muy fácil de solucionar obtendría prioridad máxima mientras que problemas poco importantes y difíciles de solucionar aparecerían en las últimas posiciones en la lista priorizada.

Preparación y convocatoria de la reunión inicial
Las personas concretas dependen de cada entorno (hospital o área), pero puede servir de orientación pensar en incluir representantes de las siguientes áreas:

• Cardiología (líder del proyecto)
• Cardiología hospitalización
• Cardiología, imagen (ECO)
• Cardiología, hemodinámica
• Cardiología, electrofisiología
• Responsable de insuficiencia cardíaca (donde exista)
• Medicina interna
• Servicio de urgencias
• Hospitalización a domicilio
• Enfermería hospitalaria (cardiología u otra)
• Equipo directivo del hospital
• Equipo directivo de atención primaria
• Médicos de atención primaria
• Enfermería en atención primaria

Esta lista es sólo orientativa. No es necesario incluir representantes de todas las áreas y, en ocasiones, puede ser recomendable incluir varias personas de una sola área. El objetivo es que todos los agentes necesarios para propiciar cambios estén presentes y participen del proceso desde el principio.

La reunión de trabajo, intensiva y con una duración variable de 5-8 horas, va precedida de una preparación y convocatoria en la que se describe el objetivo de la misma [Modelo de carta de invitación reunión inicial local] y una agenda de la reunión [Modelo de agenda de reunión inicial local]. Aunque la carta de convocatoria y la agenda se ofrecen con la imagen de Optic, se puede adaptar al centro local (papel y/o logo del hospital, por ejemplo) si se prefiere. La preparación de la reunión incluye también identificar con precisión el objetivo de la reunión y producto a conseguir con ésta. Tanto para la preparación como para el desarrollo de la reunión inicial y la elaboración del informe con las conclusiones de la misma se ha contado con un equipo consultor experto en metodología cualitativa y manejo de grupos pequeños.

En esta reunión, que tiene como objetivo incorporar puntos de vista diferentes en términos de igualdad y posibilitar la priorización de las ideas que puedan surgir, se ha utilizado como técnica de reunión la técnica participativa Metaplan®. Esta técnica, de carácter cualitativo, definida como un brainstorming estructurado mediante tarjetas, fue desarrollada en los años 70 en Alemania por dos hermanos, Wolfgang y Eberhard Schnelle. Su principal característica es garantizar la participación libre igualitaria y anónima de todos los asistentes evitando los posibles sesgos de las reuniones convencionales. Asimismo, evita procesos demasiado profundos, desordenados, poco concluyentes y las extensas pérdidas de tiempo que a menudo se encuentra en la toma de decisiones participativa. Con esta técnica, cada asistente responde a las preguntas propuestas de una manera independiente al resto de asistentes. Únicamente cuando todas las aportaciones son recogidas por el moderador de la sesión, son expuestas públicamente y discutidas por los asistentes. La técnica se desarrolla mediante la preparación de paneles situados frente a los asistentes, quienes se encuentran distribuidos en una mesa abierta en forma de U, de manera que todos pueden tener una buena visión de los paneles de trabajo. Inicialmente, en los paneles únicamente se encuentra la pregunta a formular. Tras la recogida de las tarjetas con las respuestas escritas por los asistentes, éstas son colocadas de forma ordenada en el panel y son discutidas por los participantes. Finalmente, las tarjetas quedan fijadas en los paneles agrupadas por respuestas, dando lugar a un reflejo fiel de la opinión global de los asistentes a la reunión.

El esquema general de la reunión, como se indica en la agenda que se prepara con antelación [Modelo de agenda de reunión inicial local], incluye:

• Presentación por un experto (habitualmente el líder, que además es la persona convocante) de la importancia de un modelo de atención integral de la insuficiencia cardiaca.
• Introducción a la metodología Metaplan® con explicación de las normas a utilizar en el desarrollo de la sesión (los paneles con las preguntas iniciales preparadas con anterioridad ya están disponibles).
• Recogida de las tarjetas con las respuestas escritas por los asistentes y colocación ordenada en los paneles.
• Discusión por los participantes y depuración de respuestas.
• Votación individual de cada participante para priorizar las ideas recogidas y ordenadas en los paneles.
• Finalmente, las tarjetas, cada una con su puntuación, quedan fijadas en los paneles agrupadas por respuestas [Ejemplo real de paneles de reunión inicial], lo que da lugar a un reflejo fiel de la opinión global de los asistentes a la reunión y sirve de núcleo para la elaboración del informe resumen de la reunión [Informe reunión inicial La Coruña].

Se realizaron varias reuniones en las que se invitó a los centros a presentar su experiencia en el OPTIC, en especial en lo relativo a aceptabilidad local y desarrollo de la reunión inicial. Las reuniones confluyeron en una reunión en la que se amplió el número de participantes con la invitación a hospitales españoles en los que se identificó una persona clave en el área de insuficiencia cardíaca. Se invitó también a la propia Sociedad Española de Cardiología (SEC) en la persona de su presidenta y a la Sección de la SEC responsable de insuficiencia cardíaca (Sección de Insuficiencia cardíaca y trasplante) así como a la relación de invitados de la reunión inicial [21/02/2007]. En esta reunión la Sección citada de la SEC declaró su interés en el proyecto y se acordó mantener el carácter independiente para favorecer su desarrollo. La reunión se preparó y desarrolló de manera similar a las reuniones locales [Agenda Reunión puesta en común] y el producto final fue la identificación de unas áreas de mejora y designación de responsables para la elaboración de propuestas [Informe de puesta en común].

En la reunión de identificación de áreas de mejora comunes, realizada el 24 de enero de 2008 en la casa del corazón de Madrid [Informe de puesta en común] se acordaron las grandes áreas de mejora y responsables según la relación siguiente:

1. Área de mejora del informe.
   Responsable: Nekane Murga, con la colaboración de Marisa Crespo.
2. Mejora de la información a la población general.
   Responsable: Juan Delgado, con la colaboración de Alfonso Castro Beiras.
3. Papel y organización de la consulta de alta resolución.
   Responsable: Juan José Gómez Doblas.
4. Definición del rol de enfermería y principales procesos de coordinación relacionados.
   Responsable: Mercedes Carreras
5. Programa de formación en Atención Primaria.
   Responsable: Nekane Murga, con la colaboración de Alfonso Castro Beiras.

Se acordó que los responsables prepararían una presentación de puesta en situación de su área para ser discutida en próximas reuniones.

Cada responsable preparó una propuesta inicial que se presentó y discutió en una reunión específica desarrollada en Sevilla [resumen reunión 6-06-08] a la que se invitó a representantes de otros centros con experiencia en modelos específicos de atención al paciente con insuficiencia cardíaca (Hospitales del Mar y Santa Cruz y San Pablo).

En reuniones sucesivas de responsables del grupo se acordó establecer un espacio en la web que pudiera cubrir los objetivos de:

• Servir de ayuda para centros que deseen en el futuro abordar el problema del cambio de organización de la atención a la insuficiencia cardíaca. Para ello debe contar el espacio al menos con documentos de ayuda y un repositorio de "mejores prácticas" existentes.
• Servir de herramienta de comunicación entre los centros del proyecto Optic.
• Servir de plataforma de generación y discusión de ideas, para lo que se aprovecharán las posibilidades de la web 2.0.

Se acordó habilitar un espacio en www.cardioatrio.com en el que colaborarían los dos patrocinadores Almirall y Medtronic.

Se decidió la necesidad de designar un responsable de la sección de generación y discusión de ideas y se propuso a la Dra. Nekane Murga, con experiencia en trabajos previos en la red en Osakidetza.