En esta reunión, que tiene como objetivo incorporar puntos de vista diferentes en términos de igualdad y posibilitar la priorización de las ideas que puedan surgir, se ha utilizado como técnica de reunión la técnica participativa Metaplan®. Esta técnica, de carácter cualitativo, definida como un brainstorming estructurado mediante tarjetas, fue desarrollada en los años 70 en Alemania por dos hermanos, Wolfgang y Eberhard Schnelle. Su principal característica es garantizar la participación libre igualitaria y anónima de todos los asistentes evitando los posibles sesgos de las reuniones convencionales. Asimismo, evita procesos demasiado profundos, desordenados, poco concluyentes y las extensas pérdidas de tiempo que a menudo se encuentra en la toma de decisiones participativa. Con esta técnica, cada asistente responde a las preguntas propuestas de una manera independiente al resto de asistentes. Únicamente cuando todas las aportaciones son recogidas por el moderador de la sesión, son expuestas públicamente y discutidas por los asistentes. La técnica se desarrolla mediante la preparación de paneles situados frente a los asistentes, quienes se encuentran distribuidos en una mesa abierta en forma de U, de manera que todos pueden tener una buena visión de los paneles de trabajo. Inicialmente, en los paneles únicamente se encuentra la pregunta a formular. Tras la recogida de las tarjetas con las respuestas escritas por los asistentes, éstas son colocadas de forma ordenada en el panel y son discutidas por los participantes. Finalmente, las tarjetas quedan fijadas en los paneles agrupadas por respuestas, dando lugar a un reflejo fiel de la opinión global de los asistentes a la reunión.
El esquema general de la reunión, como se indica en la agenda que se prepara con antelación [Modelo de agenda de reunión inicial local], incluye:
- Presentación por un experto (habitualmente el líder, que además es la persona convocante) de la importancia de un modelo de atención integral de la insuficiencia cardiaca.
- Introducción a la metodología Metaplan® con explicación de las normas a utilizar en el desarrollo de la sesión (los paneles con las preguntas iniciales preparadas con anterioridad ya están disponibles).
- Recogida de las tarjetas con las respuestas escritas por los asistentes y colocación ordenada en los paneles.
- Discusión por los participantes y depuración de respuestas.
- Votación individual de cada participante para priorizar las ideas recogidas y ordenadas en los paneles.
- Finalmente, las tarjetas, cada una con su puntuación, quedan fijadas en los paneles agrupadas por respuestas [Ejemplo real de paneles de reunión inicial], lo que da lugar a un reflejo fiel de la opinión global de los asistentes a la reunión y sirve de núcleo para la elaboración del informe resumen de la reunión [Informe reunión inicial La Coruña].